Elementary POS Back Office
Elementary POS Back Office

Allmänna frågor

Om du inte hittade svaret på din fråga, meddela oss gärna. Använd Elementary POS-forumet.

Vi svarar gärna. Du kan också titta på Elementary POS videoguider.

Vad är Elementary POS?

Elementary POS är en applikation som fungerar som ett kassasystem och körs på din mobila enhet. För att använda Elementary POS behöver du en telefon eller surfplatta med Android-operativsystem.

Elementary POS används för att:

  • skapa, skriva ut och dela kvitton
  • övervaka försäljning (per kassa, per säljare)
  • lagerövervakning
  • styra betalterminalen

En av funktionerna i Elementary POS är det virtuella kontoret, en webbapplikation som du hittar på följande adress: https://app.elementarypos.com

Vad behöver jag för att komma igång med Elementary POS?

  • en mobiltelefon eller surfplatta med Android OS, version 4.4 eller senare
  • Internetanslutning (vissa funktioner kan även användas offline)
  • Kvittoskrivare (om det behövs)

Elementary POS kan också anslutas till terminaler som MyPOS SMART N5, Carbon, F20, Sunmi, POS Tousei med flera.

Hur installerar jag Elementary POS?

Om du har Google Play Store på din telefon, öppna den, sök efter Elementary POS och installera appen.

Om du inte har Google Play kan du ladda ner appen direkt från vår Elementary POS-webbplats.

Är Elementary POS bara ett mobilt kassasystem?

Elementary POS är ett helt ekosystem som du kan använda och anpassa efter dina behov. Det kan användas av både små butiker och större restauranger.

Förutom grundläggande funktioner som att skriva ut eller spåra kvitton erbjuder Elementary POS:

  • Spårning av lagerresurser
  • Vinstspårning
  • Hantera försäljnings- och lagerartiklar via Excel-ark
  • Hantera kundnotor (bord)
  • Flera kassor samtidigt
  • Ordervisning (kök): visar kundbeställningar
  • Kunddisplay: låter kunden se vad som finns på kvittot
  • Streckkodsläsare i appen via enhetens kamera eller extern skanner
  • Fjärrbeställning: efter att ha skannat en QR-kod kan kunden skapa en beställning själv, som automatiskt visas i systemet
  • WordPress-plugin för att visa prislista eller meny på din webbplats
  • API för integration med andra system

Fungerar Elementary POS på en iPhone?

Appen är för närvarande endast tillgänglig för Android.

Dock kan Elementary POS Office användas på Apple-enheter.

Vad är Elementary POS Office?

Detta är ditt virtuella kontor som låter dig:

  • Ställa in grundläggande företagsuppgifter för kvitton (namn, logotyp, rubrik, fotnot, moms)
  • Hantera försäljningsartiklar och kategorier
  • Spåra förs

Hur installerar man Elementary POS?

Att installera Elementary POS är enkelt! Vi har förberett en installationsguide för dig där du får se hur lätt och snabbt det är att komma igång med kassasystemet Elementary POS. Vi visar hur du ställer in kassan, lägger till lager- och försäljningsartiklar, ansluter kassalåda, streckkodsläsare och betalterminal. Vi presenterar också användbara funktioner som kunddisplay, order- och upphämtningsdisplay, fjärrbeställning för kunder som vill beställa direkt från sitt bord eller hem, samt den mobila servitören som gör det enkelt för personalen att ta emot beställningar direkt vid borden.

Välj din guide beroende på vilken typ av verksamhet du driver:

Kvitton och försäljningsartiklar

Hur kan försäljningsartiklar läggas till på kvitton?

Det finns flera sätt att göra detta. 1) Välj artiklar från din lista: Elementary POS visar alla artiklar i en viss kategori. Med ett enkelt tryck lägger du till en artikel. Om du trycker och håller ned kan du välja valfri mängd. 2) Via kalkylatorn: Med kalkylatorn kan du ange ett specifikt belopp som visas på kvittot. Om du vill lägga till en viss artikel kan du använda en ”M-kod” för att göra det snabbt. Till exempel betyder 2M3+M4 två lemonader och en kaffe. 3) Streckkodsläsare: När du skannar streckkoden visas försäljningsartikeln automatiskt i appen. Om du trycker och håller ned kan du välja valfri mängd.

Jag har för många försäljningsartiklar. Finns det ett sätt att sortera dem?

Ja, du kan gruppera försäljningsartiklar i kategorier. Du kan också tilldela olika färger till kategorierna. Genom att välja en specifik färg kan du få appen att endast visa artiklar med den valda färgen.

Kan produktvalet ändras innan kvittot skrivs ut?

På sammanfattningssidan, dubbeltryck på listan med artiklar innan du skapar kvittot. Du kommer att se plus- och minusknappar för att lägga till eller ta bort artiklar. Det är också möjligt att ångra produktvalet eller lägga till fler artiklar.

Vad är M-knappen på kalkylatorn till för?

”M-koden” är en förkortning för försäljningsartiklar i din lista. M-knappen används för att förenkla inmatningen av dessa koder i kalkylatorn. Till exempel betyder 2M3+M4 två lemonader och en kaffe. Om du inte kommer ihåg vilken kod du ska använda kan du dubbeltrycka på M-knappen så visas en lista med alla dina genvägar och försäljningsartiklar.

Hur lägger man till en rabatt på ett kvitto?

På sammanfattningsskärmen, dubbeltryck på kvittot. En knapp för att ange rabatt visas. Du kan ange en procentuell eller absolut rabatt.

Hur annullerar man ett kvitto?

På kvittoförhandsgranskningen, tryck på de tre prickarna i det övre högra hörnet och välj alternativet för att annullera kvittot. Om kvittot har ett tilldelat nummer är det endast möjligt att radera det senast skapade kvittot. Detta för att undvika luckor i kvittosekvensen. Om du behöver annullera ett annat kvitto än det senaste (till exempel vid återbetalning), måste du ogiltigförklara det genom att skapa ett nytt, negativt kvitto med samma värde. Detta gör att försäljningssumman blir noll.

Hur fungerar kvittonumreringen?

Elementary POS tillåter att du har flera kassor samtidigt. Appen kan också skapa kvitton offline. Därför har varje kassa ett unikt prefix i kvittonumret. Detta säkerställer att det inte finns två kvitton med samma nummer. Och för att undvika luckor i numreringen är det inte tillåtet att radera kvitton förutom det senast skapade. Om du behöver annullera ett annat kvitto än det senaste (till exempel vid återbetalning), måste du ogiltigförklara det genom att skapa ett nytt, negativt kvitto med samma värde. Detta gör att försäljningssumman blir noll. Kvittonumreringen kan stängas av i inställningarna. Därefter är radering av kvitton inte begränsad.

Hur lägger man till en kund?

På det visade kvittot, tryck på de tre prickarna i det övre högra hörnet och välj alternativet för att lägga till en kund.

Kan jag visa kvittot som PDF?

På det visade kvittot, tryck på de tre prickarna i det övre högra hörnet och välj alternativet för att visa fakturan som PDF.

Kan kvittot delas?

Ja. På kvittoförhandsgranskningen hittar du alternativet för att dela kvittot. En länk till PDF-kvittot delas.

Är det möjligt att lägga till en anpassad anteckning som är synlig för kunden på kvittot?

På det visade kvittot, tryck på de tre prickarna i det övre högra hörnet och välj alternativet för att lägga till en anteckning.

Kan kontant- och kortbetalningar särskiljas?

Ja. På kvittot ser du alternativen för att betala ”Kontant” och ”Med kort”. Elementary POS visar då hur mycket pengar som ska registreras i kassan. Information om betalningen visas också i försäljningsöversikten.

Försäljningsartiklar och kategorier

Hur skapar man försäljningsartiklar?

Du kan skapa försäljningsartiklar direkt i mobilappen. Vi rekommenderar dock att du använder Elementary POS Office på din dator för maximal bekvämlighet. Det enklaste sättet att importera försäljningsartiklar är via Excel. Artiklarna synkroniseras sedan automatiskt till Elementary POS-appen.

Vad är en M-kod?

En M-kod är en förkortning för att mata in artiklar via kalkylatorn. Om du till exempel anger koden M3 för artikeln ”Läsk”, kan två läsk matas in i kalkylatorn så här: 2xM3, eller ännu enklare: 2M3.

Vad är en SKU-kod?

SKU-koden är en unik produktkod som består av bokstäver och siffror. Det kan vara vilken identifierare som helst, till exempel AX566564463. I Elementary POS-applikationen används SKU-koden som:
  • en unik identifierare för streckkodsläsaren
  • en unik identifierare för lagret
Du behöver inte fylla i SKU-koden om du inte använder streckkodsläsare eller lagret.

Kan jag ha en försäljningsartikel med variabelt pris?

Ja. Du kan skapa en försäljningsartikel utan fast pris. Kassan kommer att be dig ange priset när du väljer artikeln till kvittot.

Hur skapar man försäljningskategorier?

Du skapar försäljningskategorier i Elementary POS Office. Bestäm vilka kategorier som är relevanta för de produkter eller tjänster du erbjuder. Du kan till exempel kategorisera dina artiklar som ”Drycker” och sedan dela upp dem i ”Alkoholhaltiga” och ”Alkoholfri”. Kategorier kan också vara hierarkiska.

Kan försäljning spåras per kategori?

Ja, i försäljningsrapporten kan du enkelt se vilka produktkategorier som genererat mest intäkter. Du kan ladda ner försäljningsrapporten i Excel från Elementary POS Office. Det är också möjligt att spåra din vinst enligt överordnade kategorier.

Kan jag spåra vilken kategori som ger mest vinst?

Ja, när du går igenom din försäljningsrapport kan du enkelt se vilken varukategori som ger högst vinst. Du kan ladda ner rapporten till Excel (eller Libre Office) från Elementary POS Office. Det är också möjligt att spåra vinst enligt överordnade kategorier.

Är det möjligt att skapa hierarkiska kategorier?

Ja. Du kan kategorisera dina artiklar, till exempel som ”Drycker”, och sedan dela upp dem i ”Alkoholhaltiga” och ”Alkoholfri”.

Utskrift av kvitton

Vilka skrivare stöds?

Elementary POS fungerar med de flesta Bluetooth- eller USB-skrivare som stöder POS-standarden. Se en lista över alla kompatibla skrivare.

Ska jag välja en Bluetooth- eller USB-skrivare?

Bluetooth-skrivaren är trådlös, vilket gör den lättare att ta med sig. USB-skrivare passar bättre för fasta platser där du installerar dem och inte flyttar runt så mycket. Vissa USB-skrivare erbjuder även anslutning till kassalåda, vilket innebär att du kan ställa in att den öppnas automatiskt efter avslutad försäljning.

Är det möjligt att skriva ut företagets logotyp på kvittot?

Ja. Det är möjligt att ställa in logotypen i Elementary POS Office. Dock tillåter inte alla skrivare utskrift av logotyp.

Kan kvitton skrivas ut på en stor skrivare?

Ja. Det krävs dock att du installerar en drivrutin från skrivartillverkaren på din telefon. Själva utskriften sker utanför Elementary POS.

Vad är ESC POS-koder?

Detta är koder som styr skrivaren. Tack vare ESC-koder är det möjligt att ändra typsnitt, göra grundläggande formatering, ställa in språkencoding (diakritiska tecken – om nödvändigt) eller beskära papperet.

Är det möjligt att beskära papperet efter att kvittot skrivits ut?

Ja, om skrivaren stöder beskärning. Det kan ställas in direkt i Elementary POS, under utskriftsinställningarna.

Är det möjligt att ställa in att kassalådan öppnas automatiskt efter utskrift?

Ja. Vissa skrivare erbjuder anslutning till kassalåda. Efter att kvittot skrivits ut skickar Elementary POS en signal till skrivaren, som vidarebefordrar instruktionen till kassalådan. Inställningarna för att öppna kassalådan finns direkt i Elementary POS-appen, under utskriftsinställningar.

Vad är ECO-utskrift?

Om du väljer ECO-utskrift skrivs endast en webblänk ut istället för ett kvitto. Genom att besöka länken kan hela kvittot visas och laddas ner.

Är det möjligt att skriva ut kvittot automatiskt?

Ja. I utskriftsinställningarna, välj alternativet Automatisk utskrift. Ett kvitto skrivs ut så snart en viss typ av betalning (kort, kontant) genomförs.

Lager

Kan Elementary POS registrera artiklar i lagret?

Ja. Om du vill registrera en försäljningsartikel i lagret måste du först tilldela den en SKU-kod. Därefter visas artikeln i lagret. Den kostnadsfria versionen av Elementary POS tillåter endast att du anger SKU-kod för 4 artiklar.

Hur lägger jag till artiklar i lagret?

Du redigerar lagret i Elementary POS Office. Lagerfunktionen är kopplad till din Elementary POS-app, och när du är online uppdateras antalet artiklar i lagret automatiskt. Därför, om en försäljning görs via den mobila kassan, minskar även mängden av den artikeln i lagret.

Var kan jag se antalet artiklar som för närvarande finns i lagret?

Vi hänvisar återigen till Elementary POS Office. Du kan antingen se aktuell lagersaldo direkt i Office, eller ladda ner en rapport till Excel (eller Libre Office).

Kan både vinster och förluster spåras?

Ja. I lagerrapporten kan du se både vinster och förluster för enskilda artiklar och kategorier.

Hur lagerför och säljer man artiklar per enhet?

Vi förklarar denna funktion med ett exempel:
Hur lagerför man ett ölfat och säljer öl? Efter att ha lagerfört ett ölfat kan du sälja olika mängder öl och få förändringarna att automatiskt dra av motsvarande mängd från ditt lagerförda fat.
  1. I huvudmenyn i Office, välj ”Inställningar för försäljningsartiklar” och sedan ”Lagerartikel”.
  2. Klicka på ”Ny lagerartikel” och ange ölfatets namn, SKU-kod, volym, inköpspris och önskad enhet.
  3. Gå till ”Lagerstatus”, tryck på ditt ölfat och lägg till önskad volym av produkten, till exempel 50 liter öl.
  4. I huvudmenyn i Office, välj ”Försäljningsartikel”. Skapa separata försäljningsartiklar för alla storlekar på öl som du säljer. I artikelns detaljer, välj ”Kombination av försäljningsartiklar”. Därefter anger du ”källan” du säljer från, vilket är ditt ölfat, mängden och enheten.
För en mer detaljerad översikt, läs vår artikel om detta ämne!

Användare

Jag har flera anställda. Kan jag ha flera användare i Elementary POS?

Ja. Varje användare har sina egna inloggningsuppgifter (namn och lösenord).

Jag vill inte att mina anställda ska ha tillgång till Elementary POS Office.

Elementary POS låter dig tilldela en roll till varje användare (läs mer om roller i frågan nedan). För att begränsa dina anställdas åtkomst till Office kan du tilldela dem rollen ”Säljare”. Detta gör att de kan skapa kvitton, men inte får tillgång till andra funktioner i appen.

Vilka roller kan en användare ha?

Det finns 4 typer av roller i Elementary POS:
  • Manager – En administratörsroll med tillgång till allt.
  • Redovisare – Har tillgång till Elementary POS Office. Kan följa försäljning, men inte skapa kvitton.
  • Säljare – Kan skapa kvitton i mobilappen, men har inte tillgång till några andra funktioner.
  • Timanställd – En användare med denna roll kan sälja och skapa kvitton, men har inte tillgång till försäljningsdata. Passar exempelvis för säsongsanställda.
Vill du läsa mer om roller i detalj? Då har vi skrivit denna artikel just för dig.

Kan användarnamnet (inloggning) ändras?

Det är inte möjligt. Du kan endast ändra e-postadress och roller.

Hur fungerar arbetspass?

Möjligheten att starta ett arbetspass erbjuds automatiskt till säljaren direkt efter inloggning i appen. I början av passet loggar säljaren in med sitt namn och lösenord. All försäljning som sker under passet kopplas till den säljaren. I slutet av passet ser säljaren hur mycket kontanter som bör finnas i kassalådan. Vid utloggning från passet kan säljaren lägga till en anteckning. Passet måste avslutas manuellt. I Elementary POS Office är det möjligt att spåra när säljaren avslutade passet och hur många kontant- och kortbetalningar som gjordes.

Streckkoder, skanner

Är det möjligt att använda telefonens kamera eller en extern skanner för att läsa streckkoder?

Ja, båda alternativen är möjliga. Aktivera bara streckkodsläsaren i inställningarna för Elementary POS-appen.

Var anges streckkodsvärdet?

Det anges för varje försäljningsartikel som dess unika SKU-kod. Du kan skanna koden med ett knapptryck – ingen manuell inmatning krävs.

Hur fungerar produktval med streckkod?

Rikta streckkodsläsaren mot streckkoden. Så snart appen läser koden visas motsvarande försäljningsartikel på enhetens skärm. Genom att trycka kort kan du redigera kvantiteten. Om du vill lägga till ett större antal av samma artikel samtidigt, tryck och håll ned för att ange mängden manuellt.

Jag vill använda en mobil streckkodsläsare för påfyllning i Elementary POS Office. Är det möjligt?

Ja. I mobilappen, välj fjärrstreckkodsläsare i inställningarna. Det du skannar visas automatiskt även i Elementary POS Office.

Export av försäljning

Hur fungerar försäljningsrapporten?

I Elementary POS Office har du möjlighet att exportera försäljningsdata från en vald period. Du kan öppna försäljningsrapporten i Excel (eller Libre Office). Informationen kan sedan enkelt hanteras av en redovisare.

Vad hittar jag i försäljningsrapporten?

Försäljning som gjorts av alla användare och deras respektive enheter visas i rapporten. Data tillgänglig för varje försäljning:
  • datum
  • ID-nummer
  • artikelnamn
  • pris
  • moms
  • betalningstyp (kontant, kort)
  • kassanummer
  • användarnamn
  • länk till PDF-dokumentet
  • SKU-kod
  • anteckning (om angiven)
  • kundnamn (om angiven)
Rapporten innehåller flera flikar, som grupperar försäljningen enligt följande kategorier:
  • efter datum
  • efter försäljningsartikel
  • efter kategori
  • efter kassa
  • efter betalning (kontant, kort)
  • efter användare
  • efter SKU
  • efter moms
  • efter kund
  • efter arbetspass

Vad hittar jag i lagerrapporten?

  • SKU-koder
  • Artiklarnas namn
  • Lagerstatus i början av den valda perioden
  • Lagerstatus i slutet av den valda perioden
  • Inköp till lagret
  • Försäljning från lagret
  • Brutto- och nettovinst (dessa värden är endast vägledande)
Både enskilda försäljningsartiklar och hela kategorier kan spåras och filtreras i lagerrapporterna.

Hur skickar jag en försäljningsrapport till redovisaren?

Lägg till din redovisare i din Elementary POS-plan som en ny användare och tilldela rätt roll. Redovisaren kan sedan logga in i Elementary POS Office och få tillgång till den nödvändiga informationen.

Konton och notor per bord

Är det möjligt att skapa en nota per bord i appen?

Ja, du kan skapa en ”permanent” nota och till och med ange ett anpassat namn för den.

Vad är skillnaden mellan en permanent och en tillfällig nota?

Den tillfälliga notan försvinner automatiskt när den är betald. Du bör använda tillfälliga notor för enskilda kunder, och permanenta notor för grupper av kunder som sitter tillsammans, till exempel vid samma bord.

Är det möjligt att dela upp en nota i flera kvitton?

Ja. Tryck på knappen ”Dela nota” på förhandsgranskningen av notan.

Om jag har flera kassor, delas notor mellan dem?

Ja, notor delas automatiskt mellan kassorna. Du kan till exempel ta emot beställningar vid en kassa och skriva ut kvitton vid en annan samtidigt.

Behöver jag internetanslutning för att använda notor?

Ja, tyvärr fungerar notor inte fullt ut utan internetanslutning. Om du inte är ansluten kan du se dina aktuella notor, men du kan inte göra ändringar i dem. En möjlig lösning är att lägga till Elementary POS Offline Server i systemet, vilket säkerställer funktionalitet även utan internet.

Kan en matbeställning skickas till köket efter att en artikel har lagts till på notan?

Ja. I Elementary POS, öppna ”Beställningar” i inställningarna. Så snart en ny matbeställning görs, skrivs den ut automatiskt.

Beställningar

Hur fungerar beställningar?

När en kund gör en beställning av en försäljningsartikel, till exempel en läsk till ett specifikt bord, skapas en beställning. Du kan se beställningen på vilken enhet som helst, till exempel på beställningsdisplayen i köket.

Hur skapar jag en beställning?

Det finns tre alternativ:
  1. Servitören lägger till försäljningsartikeln på notan, och beställningen skapas automatiskt.
  2. Servitören skapar ett kvitto, och beställningen skapas automatiskt. Denna funktion måste aktiveras manuellt i inställningarna.
  3. Kunden gör en fjärrbeställning via sin telefon och QR-kod.
Det är upp till dig vilket system som passar bäst. Du kan också kombinera dessa alternativ.

Vilka alternativ finns för att hantera beställningar?

Elementary POS är mycket flexibel när det gäller hur beställningar hanteras. Här är de vanligaste användningssätten:
  1. Servitören lägger till artiklarna på notan enligt kundens beställning. Servitören ser när beställningen är klar (via beställningsdisplayen) och levererar den.
  2. Kunden betalar först och väntar sedan på att få sin beställning levererad eller hämtar den själv. Färdiga beställningar visas på beställningsdisplayen.
  3. Kunden beställer via sin mobiltelefon. Därefter hämtar kunden beställningen eller får den levererad av servitören. Kunden kan se den färdiga beställningen på sin telefon eller på beställningsdisplayen. Kunden kan betala direkt eller senare.

Kan jag ha flera beställningsdisplayer? En för köket och en för baren?

Ja, du kan ha flera beställningsdisplayer. Om du vill skilja försäljningsartiklar så att drycker går direkt till baren och mat till köket, kan du justera dessa inställningar i konfigurationen för beställningsdisplayen. Artiklarna särskiljs med färg.

När skapas en beställning?

Som standard skapas en beställning när du lägger till en försäljningsartikel på ett konto, till exempel en läsk till ett

Integration med kortterminal

Kan jag ansluta Elementary POS till en betalterminal?

Ja. Följande betalterminaler stöds för närvarande:
  • SumUp
  • MyPos SMART N5, Carbon, F20.

Hur fungerar anslutningen till betalterminalen?

Efter att ett kvitto har skapats, välj betalning med kort. Beloppet överförs automatiskt till terminalen. Efter betalningen skrivs en bekräftelse ut automatiskt.

Kan beloppet som skickas till betalterminalen redigeras? Till exempel vid dricks.

Ja. Efter att du har valt betalning med kort, tryck på pennikonen ovanför det visade beloppet för att redigera det.

Kan kortbetalningar registreras även om jag inte har en SumUp- eller MyPos-terminal?

Ja. Välj betalning ”Med kort” på förhandsgranskningen av kvittot. Det sker ingen anslutning till terminalen, men du får registrerad information i dina rapporter om att betalningen inte var kontant.

Integration med andra system

Hur fungerar Elementary POS WordPress-plugin?

Tack vare pluginet kan du visa dina försäljningsartiklar på din webbplats. I inställningarna anger du vilka försäljningskategorier som ska visas.

Är det möjligt att ansluta systemet XXX till Elementary POS?

Ja, vi erbjuder ett enkelt API.

Hur fungerar API-autentisering?

Du skapar en API-nyckel i Elementary POS Office. Denna nyckel måste sedan skickas i begärans header.

Stöder Elementary POS Webhook-teknik?

Ja, ditt API aktiveras efter vissa åtgärder i systemet, såsom skapande av kvitto eller beställning.

Jag skulle vilja lägga till en funktion som inte ingår i API:t. Är det möjligt?

Ja, kontakta oss gärna. Vi utökar gärna API:t efter behov.

Fler frågor?

Om du inte hittade svaret på din fråga, meddela oss gärna. Använd gärna Elementary POS-forumet. Vi svarar gärna på dina frågor. Du kan också titta på Elementary POS videoguider.